Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht – zumindest der Empfang. Ab 2027 müssen alle Unternehmen auch aktiv E-Rechnungen versenden. Viele Handwerker haben das Thema noch vor sich. Hier erfährst du, was konkret auf dich zukommt und wie du dich jetzt richtig aufstellst.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die du per E-Mail versendest. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format – entweder als:

💡 Wichtig: Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie digital verschickt wird.

Was gilt seit 2025 – und was kommt 2027?

Die Pflicht wird schrittweise eingeführt:

⚠️ Achtung: Die Pflicht gilt nur für B2B-Rechnungen – also Rechnungen zwischen zwei Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind davon nicht betroffen.

Was musst du als Handwerker jetzt konkret tun?

1. E-Rechnungen empfangen können (bereits Pflicht)

Falls dein Auftraggeber dir eine E-Rechnung schickt, musst du diese annehmen können. Das bedeutet: Deine E-Mail-Adresse muss erreichbar sein und du brauchst eine Möglichkeit, ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zu verarbeiten. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können das bereits.

2. Eigene Software prüfen

Nutzt du noch Word oder Excel für Rechnungen? Dann wird es Zeit, das zu ändern. Ab 2028 – und für größere Betriebe bereits ab 2027 – musst du Rechnungen im strukturierten Format versenden können. Word und Excel können das nicht.

3. Frühzeitig umstellen lohnt sich

Wer jetzt schon auf E-Rechnung-fähige Software umstellt, hat bis 2027/2028 Zeit, den Workflow einzuüben – ohne Zeitdruck. Außerdem profitierst du sofort von schnellerer Rechnungsstellung und weniger Nachfragen von Auftraggebern.

Was passiert wenn man es ignoriert?

Das Finanzamt kann die Vorsteuer aus nicht ordnungsgemäßen Rechnungen verweigern. Bei Verstößen drohen außerdem Bußgelder. Wer weiter auf Word-PDFs setzt und das ignoriert, riskiert ab 2028 echte Probleme bei Betriebsprüfungen.

Wie Meistio dir dabei hilft

Meistio unterstützt ab dem Business-Plan die automatische Erstellung von ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt – Meistio generiert im Hintergrund automatisch das maschinenlesbare XML und bettet es in die PDF ein. Keine technischen Kenntnisse nötig.

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Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt – das ist beschlossene Sache. Wer als Handwerker jetzt handelt, ist auf der sicheren Seite und spart sich den Stress kurz vor der Deadline. Der wichtigste erste Schritt: Rechnungssoftware nutzen die E-Rechnungen unterstützt.